test
x

Zafer YILMAZ

  Yazı Boyutu - 14 +
Destek Hizmetleri Müdürlüğü

Zafer YILMAZ

Santral Garaj Mh.Ulubatlı Hasan Bulv. No:10 OSMANGAZİ/BURSA

İletişim

0224 270 70 31

hizmetmasasi@osmangazi.bel.tr

Çalışma Usül ve Esaslarına Dair Yönetmelik

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 - Bu yönetmelik, Bursa Osmangazi Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü görev ve çalışma esaslarını belirler.

Kapsam

Madde 2 - Bu yönetmelik hükümleri, Bursa Osmangazi Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nde uygulanır.

Tanımlar

Madde 3 - Bu yönetmelik uygulamasında;
Belediye; Bursa Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde kurulan Osmangazi Belediyesi’ni,Encümen; Osmangazi Belediye Encümeni’ni,Müdürlük; Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,Birim; Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne bağlı birimleri,KİK; Kamu İhale Kanunu’nu, EKAP; Elektronik Kamu Alımları Platformu’nu ifade eder.

Dayanaklar

Madde 4 - Bu yönetmelik, yürürlükteki 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı

Madde 5 - Destek Hizmetleri Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan birimlerden oluşur:

a) Satınalma Birimi

b) Taşınır Yönetimi Birimi

c) İhale Birimi

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün Ana Görevleri

Madde 6 -

  • Müdürlük hedeflerini ve destekleyici faaliyetlerini belirlemek ve izlemek,

  • Müdürlük bütçesini hazırlamak,

  • Alım taleplerini değerlendirmek ve sorumluluğu kapsamındaki alımları gerçekleştirmek,

  • Müdürlüklerden gelen talepler / stok kontrolü doğrultusunda; malzemelerin giriş ve çıkış işlemlerini gerçekleştirmek,

  • Müdürlüklerden gelen, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa tabi ihale işlem dosyalarının, ihale süreçleri ile ilgili tüm iş ve işlemlerini yürütmek ve sözleşmeye bağlayarak sonuçlandırmak,

  • Kurumun çalışma standartlarının sürdürülebilir olmasına katkı sağlamak amacıyla, işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına; disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliğine uygun olarak çalışmak ve çalışılmasını sağlamaktır.

  • Destek Hizmetleri Müdürü’nün Görevleri

    Madde 7 - Müdürlük Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması: Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlamak amacıyla, müdürlük hedeflerini, destekleyici faaliyetlerini, Sistem Entegrasyon Sorumlusunun koordinasyonunda kendisine bağlı birim yöneticileri / çalışanları ile birlikte belirler, bu hedef ve faaliyetlerin Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile mutabakatını sağlar, bağlı olduğu yönetici tarafından onaylanan hedeflerin, müdürlük çalışanlarına yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

    Madde 8 - Müdürlük Bütçesinin Yönetimi: Müdürlüğün harcama yetkilisidir. Kurumun mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, kurum hedefleri ile uyumlu olarak, kendi müdürlüğünün sorumluluğundaki faaliyet/projelerle ilgili harcama bütçelerinin Sistem Entegrasyon Sorumlusunun koordinasyonunda hazırlanmasını sağlar. Planlanan faaliyetler konusunda ilgili diğer müdürlüklerle görüşerek mutabakat sağlar ve mutabık kaldığı faaliyetlere ait harcama bütçesini belirleyerek Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ne iletir. Onaylanan bütçe doğrultusunda kurum prosedürleri ile uyumlu harcama faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

    Madde 9 - Operasyonel Planlama ve Kontrol: Müdürlüğü’ne ait görevlerin etkin, verimli, mevzuata uygun ve zamanında yapılması amacıyla, kurum hedefleri ile uyumlu müdürlük faaliyetlerini kendisine bağlı birim yöneticileri /çalışanları ile koordineli olarak planlar / planlanmasını sağlar, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülmesini kontrol eder, gerektiğinde düzeltici / önleyici aksiyonlar alır / Birimleri tarafından alınmasını sağlar, planlı çalışma anlayışında öncü rol üstlenir.

    Madde 10 - Müdürlüklerin Mal/Hizmet/Yapım Alımlarının Gerçekleştirilmesi: Kurum mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, müdürlüklerin ihtiyaç duyduğu alımlara ilişkin hazırlanan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde Başkan Yardımcısı ile görüşerek, dosya kapsamın ilişkin belirsizlerin netleştirilmesi konusunda yönlendirme desteği alır. Netleşen bütçeli alımlarla ilgili dosyayı kendisine bağlı ilgili sorumluya aktarır ve alımın sonlandırılmasına yönelik süreci izler, gerektiğinde yönlendirir ve sonuçlanmasını sağlar.

    Madde 11 - Tüketim Malzemelerinin Temini: Kurum mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, kurum hizmetlerinde kullanılacak tüketim malzemelerinin yıllık ihtiyaç duyulan miktarının belirlenmesini ve zamanında, tanımlı standartlarda temin edilmesini sağlar.

    Madde 12 - Taşınırların Yönetimi: Taşınırların ihtiyaçlar doğrultusunda kullanılmasını sağlamak amacıyla, temin edilen taşınırların alım sonrası, mevzuatta tanımlı kurallar çerçevesinde ilgili müdürlüğe veya talep sahibine teslim edilmesini sağlar. Stoklu taşınırlarla ilgili stok kayıtlarının dönemsel olarak kontrol eder, azalan stoklarla ilgili tanımlı miktara ulaşıldığında ambardan yapılan taleple stoklu malzeme alımının gerçekleştirilmesini sağlar.

    Madde 13 - Tedarik Yönetimi: Müdürlüğünün hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır ihtiyaçlarını karşılamak üzere, alım ihtiyaçlarını kendisine bağlı birim yöneticileri/çalışanlar ile koordineli planlar, birim bütçesi ile uyumlu olarak alım dosyalarının hazırlanmasına yönelik ilgili görevlendirmeleri yapar. Kendisine onaya sunulan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde düzeltmelerin yapılmasını sağlar. Onayladığı alım dosyalarının gelişimini izler, gerektiğinde aksaklıkların giderilmesini sağlar. Sonlandırılan alım dosyalarına yönelik hakedişlerin ilgili çalışan tarafından düzenlenerek Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilmesini sağlar.

    Madde 14 - İş Sağlığı ve Güvenliği: Kurumun çalışma standartlarının sürdürülebilir olmasına katkı sağlamak amacıyla, görev ve sorumluluk alanındaki çalışanların işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ve disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliğine uygun olarak çalışmasını sağlar.

    Madde 15 - İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi: Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, müdürlük iş sonuçlarını, düzenli aralıklarla değerlendirir, gerektiğinde düzeltici / önleyici aksiyonlar planlanmasını sağlar, bu faaliyetlerin gerçekleşmesini kendisine bağlı birim yöneticileri / çalışanları ile koordineli olarak izler, gerektiğinde yönlendirir.

    Madde 16 - Çalışan Yönetimi: Müdürlüğün tanımlanan hedeflerine ulaşması ve çalışanlarının gelişimine katkı sağlamak amacıyla, bağlı çalışanlarına ölçülebilir hedefler belirler ve bu hedeflerin iletişimini kurarak, hedeflerle ilgili mutabık kalır, gerçekleşmeleri, bağlı çalışanlar ile karşılıklı görüşerek değerlendirir, sonuçlara ilişkin geribildirim verir, sonuçları İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile paylaşır. Tüm bağlı çalışanlar için planlanan gelişim programlarını değerlendirir, onaylar ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak, bu gelişim programlarının sonuçlarını izler ve değerlendirir. Çalışanların disiplin kurulu gündemine girecek nitelikteki kurallar, davranışlar konusunda bilgilenmesini ve farkındalıklarının arttırılmasını sağlar. Çalışanların işyerindeki davranışlarına ilişkin ilkeleri tespit ederek, disiplini sağlayıcı önlemleri alır.

    Madde 17 - Geliştirme / İyileştirme: Kurumsal gelişime katkı sağlamak amacıyla, kurumun yönetim sistemleri ve uygulamalarının düzenli aralıklarla gözden geçirilmesine yönelik çalışmalara öncülük eder veya katılımı yönlendirir, bu çalışmalarda iyileştirici / geliştirici öneriler sunar / sunulmasını teşvik eder, planlanan geliştirme / iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleşmesinde “sürekli gelişim” anlayışının yaygınlaşmasında aktif rol üstlenir.

    Satınalma Birimi’nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    Madde 18 - Satınalma Taleplerinin Değerlendirilmesi: Kurum hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır alım taleplerinin zamanında ve tanımlı kapsamla uyumlu karşılanmasını sağlamak amacıyla, süresinde doğrudan alım için gerekli evrakları hazırlamak; müdürlüklerce yapılan taleplerin doğruluğunu kontrol ederek mal, hizmet ve yapım işi ile ilgili teknik detaylar eksik ise, ilgili müdürlüğe tamamlanmak üzere talebi iade etmektir.

    Madde 19 - Satınalma Dosyasının Hazırlanması ve Onaya Sunulması: Müdürlüklerin satınalma taleplerini zamanında ve tanımlı kapsamla uyumlu karşılamak amacıyla, temin talebi uygun görülen malzeme için Ambar Yetkilisi ile iletişime geçmek, ambar stoğunda varsa malzemenin temin edilmesini sağlamak, ambar stoğunda malzeme yok ise, taleplerin karşılanmasına yönelik alım dosyasını hazırlamaktır. Malzeme dışındaki diğer temin talepleri için tedarikçi firmalara e-posta yoluyla, faks yoluyla, elden teslim tutanağıyla veya telefonla ulaşarak teklif hazırlanmasını talep ederek temin dosyalarını Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne tahsisat için göndermektir. Dosyaları Harcama Yetkililerin onayına sunmak, Harcama Yetkililerince onaylanmayan dosyaların gerekçelerini yazı veya tutanak ile talep etmektir.

    Madde 20 - Satınalma Ödemesinin Gerçekleştirilmesi: Onaylanan (mal / hizmet / yapım) siparişleri e-posta, telefon veya yazı ile ilgili tedarikçi firmaya bildirmek; faturası kesilen hakedişli (sözleşmeli) veya hakedişsiz (sözleşmesiz) dosyalar taşınır ise, Ambar Yetkilisine göndermek, taşınır değil ise, ödeme yazısının veya işlem dosyasının hazırlanmasını sağlamaktır. Faturası kesilen doğrudan alımları sonlandırmak için Evrak Kayıt Görevlisi’ne doğrudan temin alım dosyalarını teslim etmek; doğrudan temin dosyalarının EKAP’a girilmesini sağlamaktır.

    Madde 21 - Satınalma ile İlgili Raporların Hazırlanması: Kurum kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla, onaylanan alım (mal / hizmet / yapım) ile ilgili periyodik raporları hazırlamak ve yönetime sunmaktır.

    Taşınır Yönetimi Birimi’nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    Madde 22 - Malzeme Yönetimi: Tedarikçi firma tarafından ambara teslim edilen malzemelerin belirlenen kriterlere uygun olup olmadığının kontrolünü ve sayımını gerçekleştir; gelen malzeme stok ise raflara yerleştirmek, malzeme stoklu bir malzeme değil ise, ilgili müdürlüğü bilgilendirerek malzemeyi teslim etmek / teslim edilmesini sağlamaktır. Ambarda bulunan stok malzeme eksildiğinde müdürünü bilgilendirmek ve eksik malzemenin talebini yapmak, tedarikçi firma tarafından temin edilen malzemeyi ilgili müdürlüğe teslim etmek / teslim edilmesini sağlamaktır.

    Madde 23 - Stok Kontrolü: Stok kontrolünü gerçekleştirerek eksik malzemelerin temin edilmesini sağlamak, gelen faturaların Taşınır İşlem Fişini (TİF) kesmek, kesilmiş olan Taşınır İşlem Fişi (TİF) ile birlikte; dosya halinde muhafaza etmek. Müdürlüklerin yapmış oldukları talepleri ambarda mevcut ise; malzemeyi teslim etmek, mevcut değil ise; malzemenin satın alma programından talep edilmesi konusunda talep sahibini bilgilendirmektir.

    Madde 24 - Demirbaş Yönetimi: Müdürlüklerden gelen demirbaş talepleri doğrultusunda, taşınır tedarikçisi firmalardan gelen demirbaşı ambara teslim etmek ve kontrolünü gerçekleştirmek; kontrol sonucu talebi yapan ilgili müdürlüğe demirbaş teslimini gerçekleştirerek zimmetleme işlemini tamamlamak, Taşınır İşlem Fişi giriş ve çıkış işlemlerini kontrol etmek; görevden ayrılma / görev değişikliğinde ilgili çalışana zimmetlenen demirbaş kaydının silinmesi ve onay çıkış işlemlerini gerçekleştirmektir. Benzer şekilde, ömrü tükenmiş, hurdaya ayrılan demirbaşların kaydının silinmesi ve onay çıkış işlemlerini gerçekleştirmektir.

    İhale Birimi’nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    Madde 25 - Alım İhalesi Başvuru Sürecinin Yürütülmesi: Ön inceleme, mevzuata uygunluk, tahsisat, evrak kontrolü yapmak, gerektiğinde eksikliklerin tamamlanmasını sağlamak; alım ihalesi öncesi EKAP’a veri girişini (ihtiyaç raporu, idari şartname, sözleşme tasarısı, ihale onayı, ilan hazırlama, sevk işlem, komisyon oluşturma) tamamlamaktır.

    Madde 26 - Alım İhalesinin Gerçekleştirilmesi: Alım ihale işlem dosyasında komisyon üyesi olma görevini üstlenir. Basın ilan, komisyon görevlendirme ve doküman hazırlama (sicil oluşturulması ve tahakkuk girilmesi) ve dosya satış işlemlerini yapmak, adli, idari ve kurum dışı tüm süreci (şikâyet, zeyilname, teklif kabul işlemleri, 1. ve 2. oturumlar, komisyon çalışmaları, tüm EKAP işlemleri, karar süreci, diğer yazışmalar, tebligat işlemleri ve sürelerin takibi) yönetmektir.
    Sözleşme işlemlerini (teyitler, 10.madde evrakları, damga, karar ve KİK payı ücreti ve imza işlemleri ve son kontrolü, EKAP sonuç işlemleri), gerektiğinde SGK ile ilgili işlemleri tamamlamak, işlem dosya aslını Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne, bir nüshasını ilgili müdürlüğe göndermektir. Gerçekleştirilmiş tüm ihaleler ile ilgili;mahkeme, savcılık, emniyet, KİK, müfettiş ve denetçilerden gelen taleplerin yerine getirilmesini sağlayarak, ihale mevzuatı ile ilgili olarak tüm müdürlüklere bilgilendirme / eğitim verilmesini ve müdürlüklerden gelen iş deneyim belgelerinin EKAP kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamaktır.

    DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

    Evrak ve Arşiv İşlemleri

    Gelen Giden Evrak ile İlgili Yapılacak İşlem:

    Madde 27 - Hizmet Masası aracılığıyla gelen vatandaş / kurum içi / kurum dışı talebin / gelen evrakın bağlı çalıştığı müdürlüğün faaliyet / hizmet alanı ile ilgili olup olmadığını, diğer müdürlükler ile ortak çalışma gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceğini değerlendirerek ilgili müdürlük / müdürlükler ile iletişim kurar. Talebin çözümüne / yazışmanın gerçekleştirilmesine yönelik gerekli bilgi ve belgeleri derler ve standart süresi içinde sistemden Hizmet Masası’na geribildirimde bulunur.

    Arşivleme ve Dosyalama:

    Madde 28 - Çözümlenen talepler ile ilgili bilgi ve belgeleri, kurum içi ve kurum dışı yazışma belgelerini kayıt altına almak amacıyla, sistemde arşivler.

    Madde 29 - Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddeleri doğrultusunda; evrak yoğunluğunun giderilmesi amacıyla, arşive gönderilen evrakları imha süreleri içerisinde saklayarak süresi dolanları listeler ve gerekli yazışmaları gerçekleştirerek imhaya gönderir.

    BEŞİNCİ BÖLÜM

    Yetki ve Sorumluluk

    Madde 30 - Destek Hizmetleri Müdürü; yürürlükteki Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından Başkan Yardımcısı’na ve Başkan’a karşı sorumludur.

    Madde 31 - Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne bağlı birim sorumluları; kendisine verilen, yukarıda anılan görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili müdüre karşı sorumludur.

    Madde 32 - Diğer çalışanlar; müdürlüğe ait işlerin yerine getirilmesinde kendilerine verilen, yukarıda anılan görevleri gereği gibi ve süresi içinde yerine getirmekle yükümlü, ilgili birim sorumlusu ve müdüre karşı sorumludur.

    ALTINCI BÖLÜM

    Çeşitli ve Son Hükümler

    Çeşitli Hükümler:

    Madde 33 - Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevler gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı / belgeler ve zimmeti altında bulunan eşyaları yeni görevliye devir teslimi yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılamaz.
    Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar Yöneticisinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

    Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller:

    Madde 34 - İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

    YEDİNCİ BÖLÜM

    Yürürlük

    Madde 35 - Bu yönetmelik Osmangazi Belediye Meclisi’nin kabulü ile yürürlüğe girer, kesinleştikten sonra web sitesinde yayımlanır.

    Yürütme

    Madde 36 - Bu yönetmelik hükümleri Osmangazi Belediye Başkanı adına Destek Hizmetleri Müdürü tarafından yürütülür.

    E-Bülten Aboneliği
    E-Mail Adresiniz :